Verwaltung von Vorfällen für die Bürgerinnen und Bürger

Diese Anwendung bietet einen Kommunikationskanal zwischen der Gemeindeverwaltung und ihren Abteilungen, den externen Firmen und den Bürgerinnen und Bürgern. Sie zentralisiert und bearbeitet die Informationen über alle Meldungen von Vorfällen, die sich auf die Dienste oder die an ihnen beteiligten Stellen auswirken – vom Bauunternehmen und der Gemeindeverwaltung bis zur einzelnen Bürgerin und Bürger. Sie ermöglicht die Anlage, Nachverfolgung und Erfassung der Meldungen sowie die Erstellung von Berichten.

Die Vorfälle können über das Internetportal oder über die Apps für Smartphones und Tablets eingegeben werden. Es besteht auch ein Kanal für die direkte Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern durch interne Mitteilungen. Außerdem können wie automatisch oder manuell geolokalisiert werden und Bilder enthalten. Die Vorfälle werden in Echtzeit generiert und erreichen den Empfänger im Zeitpunkt der Erfassung, damit sie bearbeitet werden, zusammen mit zusätzlichen Hinweisen per E-Mail. Außerdem ist ein automatischer Versand von E-Mails möglich.

Die Anwendung ermöglicht die Anlage verschiedener Abteilungen oder Stellen mit Personalisierung der Art und Kategorie, für interne oder externe (Bürgerinnen und Bürger) Benutzer sowie die Erstellung von Berichten für die statistische Nachbearbeitung der Vorfälle.

Vorfälle können aus verschiedenen Quellen angelegt werden, beispielsweise:

– Durch die Bürgerinnen und Bürger über das Internet, die App oder telefonisch bei der Gemeindeverwaltung, oder das Bürgerbüro erfasst sie über das Internet für das Modul.
– Von den Benutzern in den verschiedenen entsprechend ausgestatteten Abteilungen der Gemeindeverwaltung.
– Durch die Benutzer der verschiedenen externen Stellen, die bestimmte Leistungen für die Gemeinde erbringen.
– Durch dezentrale physische Geräte, beispielsweise Vorfälle, die durch Zustellfahrzeuge oder bei der Abfallsammlung gemeldet werden.

Andererseits ermöglicht die Anwendung die Verwaltung und Nachbearbeitung der Vorfälle. Sie ermöglicht die Weiterleitung von Aufgaben, die aufgrund eines Vorfalls anfallen, an eine Abteilung oder externe Stelle zur Behebung, den Fortschritt der Aufgaben, die Abschlussberichte an die zuständigen Personen sowie an die Bürgerinnen und Bürger über die Behebung und Schließung des Vorfalls. Die Kombination dieser Funktionen macht die Anwendung einem Tool für die Aufgabenbearbeitung und Kommunikation zwischen den Beteiligten und ist mehr als ein reines Meldeinstrument.