ERP CECOGEST für Landmaschinenfirma

AUSGANGSLAGE

Im Jahr 2014 wandte sich die Firma auf Empfehlung eines unserer Kunden an uns. Die Aufgabe bestand in der Notwendigkeit, das Unternehmen effizient zu führen und Doppelarbeit zu vermeiden. Die Firma besaß ein anderes Tool, das aber nicht den Bedarf erfüllte.

BESTANDAUFNAHME / PROJEKTSCHWERPUNKTE

Die Firma betreibt den Verkauf, die Reparatur und Instandhaltung von Landmaschinen sowie den Verkauf von Geräten und Produkten aller Art für die Land- und Forstwirtschaft.
Sie hatte den für Unternehmen dieser Art typischen Bedarf. Erstellen von Preisangeboten, Anlegen von Bestellungen für Produkte, die nicht auf Lager waren, um Angebote ausführen zu können, Erfassen der bestellten Produkte, Liefern der Angebotsprodukte, Fakturierung nach Preisangebot, Finanzdisposition und Lagerführung. Neben dem Verkauf von Produkten gab es auch einen Bereich für Reparaturen und Instandhaltung der Maschinen. Dies erforderte eine Steuerung der Aufgaben bei den Reparaturen oder Einstellungen der Maschinen.
Als Besonderheit brauchte die Firma ein Modul für den Aufbau der Maschinen. Auf der Grundlage eines Basismodells musste das Programm die verschiedenen Optionen zur Vervollständigen der fertigen Maschine zeigen. Außerdem bestand die Notwendigkeit, die Rückverfolgung der verkauften Maschinen, die Ein- und Verkäufe, Reparaturen und Instandhaltungen zu kennen.

LÖSUNG UND VORTEILE

Die Lösung bestand in der Implementierung des ERP-Systems CECOGEST mit den allgemeinen Modulen für Personal, Maschinen und Buchführung. Durch die Verwendung des ERP-Systems und seiner Module reduzierte sich die Menge der Doppelarbeiten. Außerdem wurde ein neues Modul für die Aufbauten der Maschinen programmiert.
Dafür wurde der folgende Ablauf implementiert. Anlage des Angebots mit dem Modul für die Aufbauten zum Zeitpunkt der Angebotserstellung einer Maschine. Das Programm schlug verschiedene, von der Maschine unterstützte Zusatzausstattungen vor. Auf diese Weise wurde einem Vergessen oder Irrtum bei der Auswahl einer für die angebotene Maschine nicht unterstützten Ausstattung vorgebeugt. Anlage der Bestellung bei Lieferanten der für den Verkauf notwendigen und nicht im Lager vorhandenen Artikel. Annahme des Materials, Eingangslieferschein, auf der Basis der Bestellung beim Lieferanten. Anlage der Lieferantenrechnung auf der Basis des eingegebenen Lieferscheins. Zahlung der eingegangenen Rechnung und ihre Verbuchung. Mit diesem Ablauf steuerte die Firma die Einkaufsbereich, die bestellten Produkte, die noch nicht eingegangenen Produkte, die eingegangenen Lieferscheine, den Wareneingang im Lager, die noch nicht fakturierten Lieferscheine, die Eingabe der Einkaufsrechnungen, die offenen Rechnungen und die Bezahlung der Rechnungen. Sobald das Material zur Verfügung stand, wurde es mit Übergabescheinen, die auf der Basis des Angebots wurden, weitergegeben. Der Lieferschein konnte direkt oder aus dem Angebot fakturiert werden. Die Rechnung wurde automatisch eingezogen und verbucht. Mit diesem Ablauf steuere die Firma den Verkaufsbereich, die noch nicht abgegebenen Angebote, die abgegebenen Angebote, den Warenausgang aus dem Lager, die noch nicht fakturierten Angebote, die erstellten Rechnungen, die offenen Rechnungen und die bezahlten Rechnungen.
Im Untermodul für Reparaturen wurden die an den Maschinen durchzuführenden Instandsetzungsarbeiten eingegeben. In den Reparaturen wurden die verwendeten Artikel verknüpft und die Bearbeiter setzten die Arbeitsstunden ein. Mit diesem Tool gingen die Material- und Arbeitskosten in die Rechnung ein. Außerdem wird es für die Rückverfolgung von Reparaturen an der Maschine genutzt.
Mit diesen Aufgaben wurden das Einkaufsmanagement, Verkaufsmanagement, die Finanzdisposition, das Lager und die echten Kosten der ausgeführten Arbeiten und Verkäufe sowie die Arbeitsstunden pro Bearbeiter usw. gesteuert.