ERP CECOGEST per a empresa de maquinària agrícola

Situació inicial

L’any 2014, l’empresa contactà amb la nostra empresa per recomanació d'un client nostre. La seva problemàtica era causada per la necessitat de poder gestionar amb eficàcia i sense repetició de tasques les feines de l’empresa. Ells disposaven d'una altra aplicació però no cobria les seves necessitats.

Diagnosi / claus del projecte

L’empresa es dedicava a la venda, reparació i manteniment de maquinària agrícola i la venda de tota casta d’utensilis i productes per l’agricultura i sector forestal.
L’empresa tenia les necessitats típiques. Realitzar pressuposts, generar les comandes dels productes que no tenia amb estoc per poder servir el pressupost, donar entrada dels productes comanats, servir els productes del pressupost, factura el pressupost, gestionar la tresoreria i controlar l’estoc. A part de la venda de productes, també tenia una secció de reparacions i manteniment de la maquinària, la qual cosa implicava el control de feines realitzades a les reparacions o postes a punt de la maquinària.
Com a particularitat seva tenien la necessitat de tenir un mòdul d’estructures de maquinària on a partir d'una màquina bàsica en concret, el programa ha de mostrar les diferents opcions per complementar la màquina final. També tenien la necessitat de dur la traçabilitat de la maquinària venuda, compra, venda, reparacions, manteniments.

Solució i beneficis

La solució va ser implantar l’ERP Cecogest amb els mòduls generals, recursos humans, recursos de maquinària i comptabilitat. En utilització de l'ERP i els seus mòduls es va reduir la duplicitat de feines a realitzar. A la vegada que es va programar un nou mòdul d’estructures de maquinària.
El circuit que es va implantar va ser el següent. Creació de pressupost, amb el mòdul d’estructures a l’hora de pressupostar una màquina, el programa els donava els diferents complements que podria suportar. Evitat així l’oblit o l’errada d'elegir un complement no suportat per la màquina que es pressupostava. Generació de la comanda a proveïdors dels articles necessaris per a la venda i no tinguts amb estoc. Recepció el material, albarà de compra, a partir de la comanda a proveïdor. Generació de la factura de proveïdor a partir de l’albarà introduït. Pagament de la factura rebuda i comptabilització automàticament d'aquesta. Amb aquest circuit controlaven l’apartat de compres, productes demanats, productes pendents de rebre, albarans rebuts, entrada dins magatzem dels productes, albarans pendents de rebre factura, introducció de factures de compres, factures pendents de pagar, pago de les factures. Una vegada el material estava disponible se servia amb albarans d’entrega, generats a partir del pressupost. L’albarà es podia facturar directament o es podia factura el pressupost. La factura es cobrava i comptabilitzava automàticament. Amb aquest circuit controlaven l’apartat de vendes, Pressupost pendents de servir, Pressuposts servits, Sortides de magatzem, Pressupost pendents de facturar, Factures fetes, Factures pendents de cobrar i Factures cobrades.
En el submòdul de reparacions s’entraven les reparacions a realitzar a les màquines. A les reparacions s’associaven els articles utilitzats i els operaris imputaven les hores fetes, Amb aquesta eina es tenia el cost a factura tant de mà d’obra com de material. També servia per dur la traçabilitat de reparacions de la màquina.
Amb la realització d’aquestes tasques es controlava la gestió de compres, la gestió de vendes, la tresoreria, el magatzem, els costs reals de les feines realitzades i vendes, les hores realitzades per cada operari, etc.